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Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) apresenta o balanço de suas atividades relacionadas ao Acesso à Informação. Em 12 anos, a instituição trabalhou ativamente para a regulamentação e cumprimento da Lei 12.527/2011, a Lei de Acesso à Informação, na Administração Paulista.

Em 1984 foi promulgado o Decreto Estadual 22.789 que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Com essa norma, Arquivo Público do Estado passou a ter a responsabilidade de propor a política de acesso aos documentos públicos, já que a gestão documental tem como principal finalidade assegurar o pleno acesso às informações contidas nesses documentos. A política e os trabalhos do Arquivo são, entre outros objetivos, promover o acesso como forma de garantias de direitos. Essa função é fortalecida por uma determinação da própria Constituição Federal de 1988, pois a Carta Magna, em seu Art. 206, § 2º, diz que a gestão documental é condição necessária para garantir o direito de acesso às informações públicas.

Com o advento da Lei 12.521/2011, a Lei de Aceso à Informação (LAI), o APESP participou ativamente do grupo de trabalho responsável por regulamentar a LAI no Estado de São Paulo. O grupo foi composto por vários órgãos da Administração (Fundap, Secretaria de Gestão Pública, Corregedoria Geral da Administração e Fundação SEADE), e o resultado foi a publicação do Decreto Estadual 58.052/2012. A regulamentação feita pelo executivo paulista destacou-se no cenário nacional, pois trouxe características inovadoras ao abordar o acesso à informação como um dos aspectos da política de arquivos, mais precisamente da gestão documental.

Logo após a edição do Decreto 52.052/2012, o APESP participou de um outro grupo de trabalho para desenvolver o Sistema SIC.SP, uma ferramenta de governo unificada para receber os pedidos de acesso à informação, controlar prazos, pedidos de recursos, consolidando dados numa única base de dados de toda a Administração Estadual. O APESP definiu requisitos e regras de negócios para que o sistema estivesse aderente a todas as exigências da LAI. O sistema recebeu, em 2012, o Prêmio TI & Governo, que premia projetos de instituições de governo que melhoram os serviços prestados à população.

Os bons resultados alcançados pelo Arquivo demonstraram o seu valor estratégico nas ações integradas no âmbito da Administração Paulista. Nesse contexto, o APESP ficou responsável por instituir a Central de Atendimento ao Cidadão (CAC) e orientar os Serviços de Informação ao Cidadão (SIC’s) nos órgãos e entidades do Estado. Para Thiago Nicodemo, coordenador do Arquivo Público, “a implantação foi muito rápida em todos os órgãos, pois foi um trabalho muito bem feito que apresentou índices bons de resposta”.

Na sequência, foi feito um amplo programa de capacitação de servidores para instalação dos serviços de acesso à informação, como sinalizar o serviço, a identidade visual, a capacitação de servidores para operar o sistema e atender ao interessado. O trabalho consistiu na elaboração de cursos, manuais, visitas técnicas, ou seja, uma ampla gama de atividades para que o serviço fosse efetivo, até então inexistente, atuando para implantar uma nova cultura organizacional, onde o acesso é a regra e o sigilo a exceção.

Em janeiro de 2023, o Arquivo Público do Estado publicou a PortariaUAPESP/SAESP-11, uma sistematização da legislação que teve como objetivo auxiliar os servidores que atendem os pedidos de acesso à informação via SIC-SP. A orientação foi baseada em temas recorrentes, a partir de estudo de todos os dados cadastrados no sistema SIC.SP, além das jurisprudências que regem a matéria.

Todas as atividades contribuíram para uma melhor governança no Estado de São Paulo, tanto que, para Ieda Bernardes, diretora do DGSAESP, “as conquistas a partir de todas essas ações foram muito positivas, pois a Administração Pública de São Paulo sempre esteve muito bem no Ranking da Transparência, promovido pelo Mapa Brasil Transparente, da Corregedoria-Geral da União”.

CEAI

Como complementação das ações integradas do sistema de acesso à informação, em 2014 foi instituída por decreto a Comissão Estadual de Acesso à Informação (CEAI), que é um órgão colegiado que julga em última instância os pedidos de recursos feitos pelos usuários. Desde a criação da CEAI, a presidência foi feita por um representante do APESP. Em 12 anos de atividade, a CEAI julgou cerca de 1.800 pedidos em última instância, sendo mais de 200 pedidos analisados apenas em 2023. O efeito desse processo foi otimizar, trazer eficiência e governança aos dados e pedidos de acesso à informação.

O APESP também participou de ações mais amplas promovidas pelo Governo do Estado de São Paulo para levar orientação técnica do acesso à informação aos municípios, para regulamentar a LAI e instalar os SIC’s (2013). Entre as entregas, está a publicação do Guia Técnico de Transparência Municipal, fruto da cooperação técnica firmada entre o Arquivo Público do Estado e o Tribunal de Contas do Estado, que forneceu informações para prefeituras e câmaras municipais implementarem políticas de gestão documental e acesso à informação. Também houve o Programa de Transparência Paulista, que proporcionou encontros em 17 municípios paulistas em parceria com a Corregedoria, Fundap, CEPAM, Prodesp, Conselho de Transparência, Gestão Pública e Secretaria da Fazenda. Foi uma verdadeira maratona pelo interior do Estado e todos os encontros contaram com palestras sobre a LAI e a importância dos arquivos públicos na gestão documental para acesso à informação.

Como forma de controle por parte do usuário, o Arquivo Público do Estado disponibiliza, em seu sítio oficial, o Observatório de Acesso à Informação, que é uma ferramenta desenvolvida pelo próprio APESP para facilitar a pesquisa de dados sobre os pedidos de informações encaminhadas ao Governo do Estado de São Paulo. Abaixo está a apresentação gráfica dos dados de 2012 a 2023.

Pela apresentação acima, é possível observar que a Administração Pública de São Paulo recebeu, no período de 10.07.2012 a 30.11.2023, 228.665 pedidos e 98,75% deles foram respondidos dentro do prazo legal. Os órgãos com maior número de demanda de informação foram Secretaria da Educação, Detran, Metrô e Secretaria da Fazenda e Planejamento.

O APESP também criou três cursos na modalidade a distância (EaD) no AmbienteVirtual de Aprendizagem (AVA) destinado para os servidores e cidadãos, com os temas “Gestão Documental e Acesso à Informação”, “A Lei de Acesso à Informação e os Serviços de Informações ao Cidadão (SIC)” e “Acesso à informação pública – restrições e limites”.

No último dia 12 de dezembro, o Governo do Estado de São Paulo publicou no Diário Oficial do Estado o Decreto Nº 68.155, que estabelece uma nova regulamentação da Lei de Acesso à Informação (LAI) no Estado em conjunto com o programa de proteção a denunciantes de irregularidades contra a administração pública estadual.

Conforme informações do Portal do Governo, a nova regulamentação fortalece o Programa Radar Anticorrupção do Governo de São Paulo, projeto que engloba mais de 87 medidas que serão adotadas até 2026, oferecendo mais integridade e transparência à gestão estadual, por meio de diretrizes e normas legais e éticas, além de regulamentos de boa governança.

Thiago Nicodemo, coordenador do Arquivo Público, presidente da CEAI por 3 anos e atual Secretário Executivo da CEAI, parabeniza todos os servidores que trabalharam durante esses 12 anos para a regulamentação e cumprimento da Lei de Acesso à Informação na Administração Paulista. “Tenho certeza de que cumprimos nossa missão nesse período e sei que a Controladoria do Estado fará um trabalho brilhante daqui em diante”, completa Nicodemo.